با «آسانا»، موجودی کالاهای خود را به‌روز نگه‌ دارید

نرم‌افزار مالی آسانا از بخش‌های گوناگونی تشکیل شده است. دسترسی به تمام این بخش‌ها، از نوار کناری نرم‌افزار، به‌آسانی ممکن است. این بخش‌ها به «صندوق»، «آنلاین»، «خرید»، «کالاها»، «تنظیمات» و «خروج» تقسیم‌ شده‌اند. در ادامه به آموزش هر بخش و کاربرد آن‌ها می‌پردازیم.

خرید در نرم‌افزار مالی آسانا

صفحه «خرید» در نرم‌افزار مالی آسانا، مربوط به کالاهایی است که فروشنده برای فروشگاه می‌خرد. نمای کلی این صفحه مشابه صفحه «صندوق» است تا کار با آن راحت‌تر باشد؛ تنها تفاوت موجود، رنگ صفحه است.

عملکرد این صفحه، کاملا برخلاف صفحه فروش است. یعنی زمانی که کالا یا بارکدی در صفحه فروش ثبت شده و به فروش می‌رسد، از موجودی کم می‌شود. هرچند در صفحه خرید، با ثبت بارکد، به موجودی کالا در نرم‌افزار مالی آسانا اضافه می‌شود.

بخش «خرید»، تفاوت‌ اندکی با بخش «صندوق» دارد که در قسمت فاکتورها اعمال شده است.

آسانا اطلاعات کالا را چگونه در اختیار کاربر قرار می‌دهد؟ 

در بخش اطلاعات کالا، به‌راحتی می‌توان بارکد کالا را اسکن یا وارد کرده و به فاکتور خرید اضافه کرد. این بخش امکان جست‌وجوی محصول، ثبت قیمت خرید، فروش، مبلغ و درصدمالیات وجود دارد.

• جست‌وجوی محصول

در بخش اطلاعات کالا، چهار روش جست‌وجوی محصول وجود دارد.

1. می‌توان با استفاده از دستگاه بارکدخوان، بارکد کالای موردنظر را اسکن کرد که پس از اسکن بارکد، نام کالای موردنظر نمایش داده شده و به فاکتور خرید اضافه می‌شود.
2. از طریق نام کالا یا بارکد آن نیز می‌توان محصول موردنظر را یافت. فقط کافی است نام کالا یا بارکد، در قسمت (بارکد یا نام کالا) سرچ شود.
3. اگر محصولی در نرم‌افزار مالی آسانا تعریف نشده باشد، پیام «کالا وجود ندارد!» نمایش داده می‌شود. این یعنی می‌توان کالا را ثبت کرد.
4. با کلیک روی آیکون سرچ، در بخش اطلاعات کالا، لیست تمامی کالا‌ها نمایش داده می‌شود. می‌توانید در این لیست، هر کالایی را انتخاب کنید و کلید ثبت و تایید را بزنید. البته، این روش را خیلی توصیه نمی‌کنیم، چرا که به‌نسبت زمان‌بر است.

• تعریف کالا

اگر هنگام جست‌وجوی کالا، بارکد موردنظر یافت نشد و پیام «ناموجودبودن کالا» را نمایش داد، با تایید پیام می‌توانید کالا را تعریف کنید. در صفحه بازشده، اطلاعات، قیمت و تخفیف کالا را باید مشخص کرد.

برای تعریف یک بارکد، واردکردن نام، تعداد کالای ورودی و قیمت کالا الزامی است. همچنین، اگر قصد دارید برای بارکدی تخفیف‌گذاری کنید، از این بخش می‌توانید درصد یا مقدار تخفیف را مشخص کنید.

کلید میانبر F2، صفحه ثبت و ویرایش کالا را نمایش می‌دهد.

• افزایش موجودی کالا

امکان افزایش موجودی یک بارکد از بخش ثبت و ویرایش کالا (کلید F2) وجود دارد. از بخش اطلاعات کالا نیز، می‌توان بارکد محصول را اضافه کرد. فراموش نکنید، پس از واردکردن اطلاعات محصول، برای ثبت ورودی کالا، کلید F9 را فشار دهید. کاربرد این دکمه، نمایش پیام ثبت اطلاعات است.

پس از اسکن بارکد، اگر در قسمت «بارکد کالا» یا «نام کالا» از عدد و علامت مثبت (مانند +۳) استفاده کنید، همان مقدار به موجودی کالا اضافه می‌شود. در این بخش می‌توانید انبار ذخیره کالا را نیز مشخص کنید.

• ساخت انبارهای نامحدود

کاربران نرم‌افزار مالی آسانا، می‌توانند به‌راحتی برای مدیریت کالاهایشان انبارهای نامحدود بسازند. با فشاردادن کلید F11 و نمایش صفحه ایجاد انبار، می‌توانید این عملیات را انجام دهید. پس از انتخاب نام و نوع انبار (حضوری و آنلاین، حضوری، کلاس نرخی، موقت، مرجوعی و دورریز)، انبار جدید ساخته می‌شود.

در این صفحه، لیستی از انبارها، نام، نوع انبار، کالاهای موجود در هر انبار و فروش آنلاین آن قابل مشاهده است. انبارهای کلاس نرخی زمانی استفاده می‌شوند که فروشنده، برای یک کالا قیمت‌های متعدد تعریف کرده و قصد ندارد آن‌ها را با قیمت یکسان بفروشد. کارکرد انبارهای موقت، مرجوعی و دورریز هم که از نام‌شان پیداست. فروشندگان همچنین می‌توانند برای فروش حضوری و آنلاین خود انبار جداگانه داشته باشند به طوری که کالای مربوط به فروش حضوری، از موجودی انبار حضوری و کالای فروش آنلاین، از موجودی انبار آنلاین کم شود. نکته مهم این است که فقط یک بار می‌توان انبار فروش حضوری و آنلاین ساخت.

• افزایش موجودی انبارها

زمانی که کالاهای جدید به موجودی فروشگاه اضافه می‌شوند، کاربر می‌تواند انبار ذخیره آن‌ها را مشخص کند. پس از آنکه تمام اطلاعات کالا وارد شد، از بخش «انبار»، انبار موردنظر را انتخاب می‌کند.

  فاکتور خرید چگونه در نرم‌افزار آسانا ارائه می‌شود؟

هر بارکدی که خریداری شده و وارد نرم‌افزار مالی آسانا شود، چه دستی و چه به واسطه بارکدخوان، در فاکتور خرید نمایش داده می‌شود. زمانی که تمام بارکدهای خریداری‌شده وارد شدند، مبلغ مجموع فاکتور در بخش «سرجمع فاکتور» قابل مشاهده است. از قسمت «مبلغ تخفیف انتهای فاکتور» برای تخفیفی که شامل حال فروشنده شده است، استفاده می‌شود. در این بخش واردکردن مبلغ تخفیف یا درصد آن کافی است.

در نوار بالایی فاکتور، بارکد و شماره رسید در دسترس است. در قسمت شماره رسید فاکتور نیز، امکان نوشتن اطلاعات فاکتور وجود دارد.

در بخش «مبلغ اضافات انتهای فاکتور»، مبلغ اضافه‌ای که جدا از بارکدهای واردشده در فاکتور لحاظ شده است را می‌توان وارد کرد.

• رزرو فاکتور

رزرو فاکتور، زمانی استفاده می‌شود که بخواهید هم‌زمان، برای چند خرید فاکتور بزنید. رزرو فاکتور به شما امکان می‌دهد فاکتورها را باز بگذارید. فاکتور باز، با فشردن کلید «F3» رزرو شده و فاکتور جدیدی برای شما نمایش داده می‌شود. اگر در لیست فاکتورهای شما فاکتوری باز باشد، با فشاردادن این کلید نمی‌توانید فاکتور جدیدی ثبت کنید.

از نوار بالایی قسمت فاکتورها، با کلیک بر «فاکتور جدید» می‌توانید فاکتور قبلی را رزرو کرده و فاکتور جدیدی باز کنید.

• ثبت و تایید فاکتور

زمانی که خرید به اتمام رسید، از کلید F8 و F9 برای پایان کار و ثبت فاکتور استفاده کنید. کلید F8، برای ثبت و چاپ فاکتور به کار می‌رود. کلید F9، فقط آن را ثبت می‌کند. پس از ثبت فاکتور، پیام تایید برای شما نمایش داده خواهد شد.

• لیست فاکتورها

برای دسترسی آسان به تمام فاکتورهای خرید، از کلید F5 استفاده کنید. فشاردادن این کلید، لیست فاکتورهای خریداری‌شده را به شما نمایش می‌دهد. در کنار آن، می‌توان با اعمال فیلترهای مختلف (نوع فاکتور، تاریخ و مبلغ فاکتور)، به این لیست نظم داد. در قسمت راست، همه محصولات خریداری‌شده در فاکتور نمایش داده می‌شود.

در این بخش، امکان جست‌وجوی هریک از فاکتورها براساس شماره یا بارکد فاکتور وجود دارد. دانلود لیست فاکتور، چاپ مجدد، مرجوع و اصلاح فاکتور نیز، از پایین صفحه امکان‌پذیر است.

اگر فیلتری اعمال شده باشد، فاکتورها با همان ترتیب دانلود می‌شوند. می‌توانید فهرست تمام فاکتورهای موجود را، بعد از انتخاب محل ذخیره‌سازی در سیستم، در قالب فایل اکسل ببینید.

• مرجوع کردن فاکتور

از طریق کلید F6 در صفحه «لیست فاکتورهای خرید»، می‌توانید فاکتور را مرجوع کنید. با مرجوع‌کردن هر فاکتور و ثبت آن، یک ردیف جدید به لیست فاکتورها اضافه می‌شود.

• اصلاح فاکتور

پس از فشاردادن کلید F5 و بازشدن صفحه لیست فاکتورهای فروش، امکان اصلاح فاکتور وجود دارد. با فشردن این دکمه، صفحه جدیدی با نام «اصلاح فاکتور خرید» باز می‌شود. انتخاب هر بارکد، حذف، اعمال تخفیف، تغییر تعداد و قیمت بارکد از قسمت اطلاعات کالا را برای شما امکان‌پذیر خواهد کرد/

 کلیدهای میانبر آسانا

کلید‌های میانبر در نرم‌افزار مالی آسانا، برای دسترسی آسان‌تر به بخش‌های مختلف طراحی شده‌اند. برخلاف دیگر نرم‌افزارهای حسابداری، در آسانا عملکرد هریک از کلید‌ها نوشته شده است.

کلید F2: این کلید برای ثبت و ویرایش کالا استفاده می‌شود. کلید F2، صفحه «ثبت و ویرایش کالا» را باز می‌کند. آنجا می‌توان نام، بارکد و قیمت کالا را اصلاح کرد یا تخفیف مدنظر را برای بازه زمانی مشخصی تنظیم کرد.

استفاده از این کلید در فاکتور خالی، به معنای ثبت کالای جدید است. اگر در فاکتور دیگری از F2 استفاده شود، امکان ویرایش کالا برای شما فعال خواهد شد.

کلید F3: با فشردن F3، یک فاکتور جدید برای شما باز خواهد شد. در این حالت، فاکتور قبلی از نوار بالایی فاکتورها قابل مشاهده و استفاده است. اگر در لیست فاکتورهای شما، فاکتوری باز باشد، این کلید اجازه ایجادکردن یک فاکتور جدید را نخواهد داد.

کلید F4: این کلید برای دسترسی به کالاهای سریع است. با فشاردادن کلید F4، صفحه کالای سریع باز می‌شود. در سمت راست این صفحه، تمام محصولات فروشگاه قابل مشاهده است. با کلیک روی هر محصول، کالای موردنظر وارد لیست دسترسی سریع خواهد شد.

 کلید F5 :F5، کلید نمایش فاکتورهاست. با استفاده از فیلترهای موجود در نوار بالای لیست فاکتورهای خرید، می‌توان بازه زمانی موردنظر یا نوع فاکتور را انتخاب کرد. امکان انتخاب مبلغ موردنظر فاکتور و جست‌وجوی فاکتور با بارکد نیز، در این صفحه وجود دارد. همچنین از نوار پایین، می‌توان لیست فاکتورهای فروخته‌شده را دانلود و فاکتورها را مرجوع، چاپ مجدد یا اصلاح کرد.

کلید F6: برای مرجوع‌کردن کالا، باید بارکد مربوط را اسکن کنید و بعد از انتخاب آن، کلید F6  را فشار دهید. این فرایند، موجودی کالا را برمی‌گرداند.

کلیدهای F8 و F9: کاربرد اصلی این دو کلید، ثبت فاکتور است. با این تفاوت که F9، فقط ثبت فاکتور را انجام می‌دهد و F8، آن را ثبت و چاپ می‌کند.