با «آسانا» موجودی کالاهای خود را به روز نگه‌دارید

نرم‌افزار مالی آسانا از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که از نوار کناری نرم‌افزار به تمامی آن‌ها می‌توان به راحتی دسترسی داشت. این بخش‌ها به «صندوق»، «آنلاین»، «خرید»، «کالاها»، «تنظیمات» و «خروج» تقسیم‌بندی شده‌اند. در ادامه به آموزش بخش‌های مختلف و کاربرد آن‌ها می‌پردازیم.

خرید

صفحه «خرید» در نرم‌افزار مالی آسانا، به کالاهایی که فروشنده برای فروشگاه می‌خرد، اختصاص دارد. نمای کلی این صفحه مشابه صفحه «صندوق» است تا کار با آن راحت‌تر باشد، تنها تفاوت آن در رنگ صفحه است.

عملکرد این صفحه کاملا با صفحه فروش متفاوت و برخلاف آن است، یعنی زمانی که هر کالا یا بارکدی در صفحه فروش وارد شده و فروخته می‌شود از موجودی کم می‌شود؛ اما در صفحه خرید با وارد کردن هر بارکد به موجودی این کالا در نرم‌افزار مالی آسانا اضافه می‌شود.

تفاوت‌های اندکی بخش «خرید» با بخش «صندوق» دارد که در قسمت فاکتورها اعمال شده است.

اطلاعات کالا 

اطلاعات کالا بخشی است که به راحتی می‌توان از طریق آن بارکد کالا را اسکن یا وارد کرده و به فاکتور خرید اضافه کرد. این بخش امکان جست‌وجوی محصول، وارد کردن قیمت فروش و خرید، مبلغ مالیات و درصد مالیات وجود دارد.

• جست‌وجوی محصول

در بخش اطلاعات کالا چهار راه برای جست‌وجوی محصول وجود دارد. می‌توان با استفاده از دستگاه بارکدخوان، بارکد کالای مورد نظر را اسکن کرد که پس از اسکن بارکد، نام کالای مورد نظر نمایش داده شده و به فاکتور خرید اضافه می‌شود.

از طریق نام کالا یا بارکد آن نیز می‌توان محصول مورد نظر را یافت، فقط کافی است نام کالا یا بارکد آن را در قسمت (بارکد یا نام کالا) سرچ کرد.

اگر محصولی در نرم‌افزار مالی آسانا تعریف نشده باشد، پیام (کالا وجود ندارد!) نمایش داده می‌شود و می‌توان کالا را ثبت کرد.

با کلیک روی آیکون سرچ در بخش اطلاعات کالا، لیست تمامی کالا‌ها نمایش داده می‌شود که می‌توان هرکدام از آن‌ها را انتخاب کرده و کلید ثبت و تایید را بزنید. این راه کمتر پیشنهاد می‌شود چرا که به نسبت زمان‌بر است.

• تعریف کالا

اگر هنگام جست‌وجوی یک کالا، بارکد مورد نظر یافت نشد و پیام ناموجود بودن کالا نمایش داده شد با تایید این پیام می‌توان کالا را تعریف کرد. در صفحه بازشده اطلاعات، قیمت و تخفیف کالا را باید مشخص کرد.

برای تعریف یک بارکد وارد کردن نام، تعداد ورودی و قیمت کالا الزامی است. اگر قصد تخفیف‌دهی برای این بارکد را داشته باشید نیز از این بخش می‌توانید درصد یا مقدار تخفیف را مشخص کنید.

کلید میانبر F2 نیز صفحه ثبت و ویرایش کالا را نمایش می‌دهد.

• افزایش موجودی کالا

امکان افزایش موجودی یک بارکد از بخش ثبت و ویرایش کالا (کلید F2) وجود دارد. از بخش اطلاعات کالا نیز اگر می‌توان بارکد کالا را اضافه کرد. پس از وارد کردن اطلاعات هر کالا زدن کلید F9 برای ثبت ورودی کالا الزامی است. پس از زدن این کلید پیام ثبت اطلاعات نمایش داده می‌شود.

پس از اسکن یک بارکد، اگر در قسمت بارکد کالا یا نام کالا از عدد و علامت مثبت (مانند +۳) استفاده کنید همان مقدار به موجودی کالا اضافه می‌شود. در این بخش می‌توانید انبار ذخیره کالا را نیز مشخص کنید.

• ساخت انبارهای نامحدود

کاربران نرم‌افزار مالی آسانا می‌توانند به راحتی انبارهای نامحدود برای مدیریت کالاهای خود بسازند. برای این کار با کلیک بر کلید F11 صفحه ایجاد انبار برای شما نمایش داده می‌شود و پس از انتخاب نام و نوع انبار (حضوری و آنلاین، حضوری، کلاس نرخی، موقت، مرجوعی و دورریز) انبار جدید ساخته می‌شود.

در این صفحه لیستی از انبارها، نام، نوع انبار، کالاهای موجود در هر انبار و فروش آنلاین آن قابل مشاهده است. انبارهای کلاس نرخی زمانی استفاده می‌شوند که فروشنده کالایی با چند قیمت مختلف داشته و قصد فروش با قیمت یکسان را نداشته باشد. انبارهای موقت و مرجوعی و دورریز نیز با توجه به نام خود کارکرد دارند. فروشندگان می‌توانند برای فروش حضوری و آنلاین خود نیز انبار جداگانه داشته باشند به طوری که کالای فروش حضوری از موجودی انبار حضوری و کالای فروش آنلاین از موجودی انبار آنلاین کم شود. نکته مهم این است که از انبار فروش حضوری و آنلاین فقط یکبار می‌توان ساخت.

• افزایش موجودی انبارها

زمان ثبت کالاهای جدیدی که به موجودی فروشگاه اضافه می‌شوند، کاربر می‌تواند انبار ذخیره آن‌ها را مشخص کند. زمانی که تمامی اطلاعات کالا وارد شد از بخش (انبار) انبار مورد نظر را باید انتخاب کرد.

  فاکتور خرید

هر بارکدی که خریداری شده و وارد نرم‌افزار مالی آسانا شود، چه دستی و چه به وسیله بارکدخوان، در فاکتور خرید نمایش داده می‌شود. زمانی که تمام بارکدهای خریداری شده وارد شود، در بخش (سرجمع فاکتور) مبلغ مجموع فاکتور قابل مشاهده است. از بخش (مبلغ تخفیف انتهای فاکتور) برای تخفیفی که شامل حال فروشنده شده است، استفاده می‌شود. در این بخش وارد کردن مبلغ تخفیف یا درصد آن کافی است.

در نوار بالایی فاکتور نیز بارکد و شماره رسید در دسترس است. در قسمت شماره رسید فاکتور، امکان نوشتن اطلاعات فاکتور نیز وجود دارد.

در بخش مبلغ اضافات انتهای فاکتور هم مبلغ اضافه‌ای که جدا از بارکدهای وارد شده در فاکتور لحاظ شده است را می‌توان وارد کرد.

• رزرو فاکتور

رزرو فاکتور زمانی استفاده می‌شود که به طور هم زمان برای چند خرید بخواهید فاکتور بزنید. رزرو فاکتور امکان باز گذاشتن فاکتورهای مختلف را می‌دهد. با زدن کلید F3 فاکتور باز، رزرو شده و فاکتور جدیدی برای شما نمایش داده می‌شود. اگر در لیست فاکتورهای شما، فاکتوری باز باشد با زدن این کلید فاکتور جدیدی برای شما باز نمی‌شود.

از نوار بالایی قسمت فاکتورها نیز، با کلیک بر (فاکتور جدید) می‌توانید فاکتور قبلی را رزرو کرده و فاکتور جدید باز کنید.

• ثبت و تایید فاکتور

زمانی که خرید به اتمام رسید، کلید F8 و F9 برای پایان کار و ثبت فاکتور استفاده می‌شود. از کلید F8 برای ثبت و چاپ فاکتور استفاده می‌شود و کلید F9 فقط آن را ثبت می‌کند. پس از ثبت فاکتور، پیام تایید آن نمایان می‌شود.

• لیست فاکتورها

برای دسترسی آسان به تمامی فاکتورهای خرید، از کلید F5 باید استفاده کرد. با زدن این کلید، لیست فاکتورهای خریداری شده نمایش داده می‌شود و می‌توان با اعمال فیلترهای مختلف (نوع فاکتور، تاریخ و مبلغ فاکتور) این لیست را دسته‌بندی کرد. در قسمت راست، تمامی محصولات خریداری شده در فاکتور نمایش داده می‌شود.

در این بخش امکان جست‌وجوی هریک از فاکتورها براساس شماره یا بارکد فاکتور وجود دارد. از پایین صفحه نیز دانلود لیست فاکتور، چاپ مجدد، مرجوع و اصلاح فاکتور ممکن است.

اگر فیلتری اعمال شده باشد، فاکتورهای دانلود شده با همان فیلترها انجام می‌شوند. لیست دانلود شده از تمامی فاکتورها نیز، در یک فایل اکسل، پس از انتخاب محل ذخیره‌سازی در سیستم، نمایش داده می‌شود.

• مرجوع کردن فاکتور

این کار از طریق کلید F6 و صفحه (لیست فاکتورهای خرید) امکان‌پذیر است. با مرجوع کردن هر فاکتور و ثبت آن نیز یک ردیف جدید در لیست فاکتورها اضافه می‌شود.

• اصلاح فاکتور

پس از زدن کلید F5 و باز شدن صفحه لیست فاکتورهای فروش، امکان اصلاح فاکتور وجود دارد. با کلیک بر این کلید، صفحه جدیدی با نام «اصلاح فاکتور خرید» باز می‌شود. با انتخاب هریک بارکدها امکان، حذف، اعمال تخفیف، تغییر تعداد و قیمت بارکد از قسمت اطلاعات کالا، فعال می‌شود.

 کلیدهای میانبر آسانا

کلید‌های میانبر در نرم‌افزار مالی آسانا، برای دسترسی آسان‌تر به بخش‌های مختلف طراحی شده‌اند. برخلاف دیگر نرم‌افزارهای حسابداری، در آسانا عملکرد هریک از کلید‌ها نیز نوشته شده است.

کلید F2 : این کلید برای ثبت و ویرایش کالا استفاده می‌شود. با زدن این کلید صفحه «ثبت و ویرایش کالا» باز شده و می‌توان نام، بارکد و قیمت کالا را اصلاح کرد یا تخفیف مدنظر را برای بازه زمانی مشخصی تنظیم کرد.

استفاده از این کلید در فاکتور خالی، ثبت کالای جدید را به همراه دارد و اگر در فاکتور دیگری از F2 استفاده شود امکان ویرایش کالا مهیا می‌شود.

کلید F3 : با زدن این کلید یک فاکتور جدید باز می‌شود. در این حالت فاکتور قبلی از نوار بالایی فاکتورها قابل مشاهده و استفاده است. اگر در لیست فاکتورهای شما، فاکتوری باز باشد با زدن این کلید فاکتور جدیدی برای شما باز نمی‌شود.

کلید F4 : این کلید برای دسترسی به کالاهای سریع است. با زدن F4 صفحه کالای سریع باز شده که سمت راست آن تمامی محصولات فروشگاه قابل مشاهده است و با کلیک بر هرکدام، محصول مورد نظر وارد لیست دسترسی سریع می‌شود.

 کلید F5 : کلید F5 برای نمایش فاکتورهاست. با استفاده از فیلترهای موجود در نوار بالایی لیست فاکتورهای خرید، می‌توان بازه زمانی مورد نظر یا نوع فاکتور را انتخاب کرد. امکان انتخاب مبلغ مورد نظر فاکتور و جستجوی فاکتور با بارکد هم در این صفحه وجود دارد. از نوار پایینی هم می‌توان لیست فاکتورهای فروخته شده رو دانلود و فاکتورها را مرجوع، چاپ مجدد یا اصلاح کرد.

کلید F6 : برای مرجوع کردن یک کالا، باید بارکد مورد نظر اسکن شده و پس از انتخاب آن، کلید F6  زده شود. با این کار موجودی کالا برگردانده می‌شود.

کلیدهای F8 و F9 : این دو کلید برای ثبت فاکتور استفاده می‌شوند با این تفاوت که F8 فاکتور را چاپ کرده و F9 فقط فاکتور را ثبت می‌کند.