فروش حضوری با نرم‌افزار مالی «آسانا»

نرم‌افزار مالی آسانا از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که از نوار کناری نرم‌افزار به تمامی آن‌ها می‌توان به راحتی دسترسی داشت. این بخش‌ها به «صندوق»، «آنلاین»، «خرید»، «کالاها»، «تنظیمات» و «خروج» تقسیم‌بندی شده‌اند. در ادامه به آموزش بخش‌های مختلف صندوق و کاربرد آن‌ها می‌پردازیم.

صفحه صندوق به عنوان مهم‌ترین قسمت برای فروشندگان، از سه بخش تشکیل شده است؛ اطلاعات کالا، فاکتور مشتری و کلیدهای میانبر. در صندوق کلیه اقداماتی که فروشنده در فروش حضوری به آن احتیاج دارد، امکان‌پذیر است.

 اطلاعات کالا

اطلاعات کالا بخشی است که به راحتی می‌توان از طریق آن بارکد کالا را اسکن یا وارد کرده و به فاکتور مشتری اضافه کنید. این بخش امکان جست‌وجوی محصول، وارد کردن قیمت بارکدی خاص، مبلغ تخفیف و اضافات را دارد. کاربران از این قسمت تنها می‌توانند قیمت کالا را در فاکتور انتخابی تغییر دهند یا تخفیفی موردی در فاکتور فعلی انتخاب کنند.

اگر تعداد محصول را از موجودی بیشتر بزنید، با پیام اخطار مواجه می‌شود و باید ابتدا موجودی آن را افزایش دهید.

• جست‌وجوی محصول

در بخش اطلاعات کالا چهار راه برای جست‌وجوی محصول وجود دارد. می‌توان با استفاده از دستگاه بارکدخوان، بارکد کالای مورد نظر را اسکن کرد که پس از اسکن بارکد، نام کالای مورد نظر نمایش داده شده و به فاکتور اضافه می‌شود.

از طریق نام کالا یا بارکد آن نیز می‌توان محصول مورد نظر را یافت، فقط کافی است نام کالا یا بارکد آن را در قسمت (بارکد یا نام کالا) سرچ کرد.

اگر محصولی در نرم‌افزار آسانا تعریف نشده باشد، پیام (کالا وجود ندارد!) نمایش داده می‌شود و می‌توان کالا را ثبت کرد.

با کلیک روی آیکون سرچ در بخش اطلاعات کالا، لیست تمامی کالا‌ها نمایش داده می‌شود که می‌توان هرکدام از آن‌ها را انتخاب کرده و کلید ثبت و تایید را بزنید. این راه کمتر پیشنهاد می‌شود چرا که به نسبت زمان‌بر است.

• سفارش از صفر

اگر کالایی با موجودی صفر به فاکتور اضافه شود، پیام (عدم موجودی کالا و ویرایش) نمایان می‌شود. در این صفحه می‌توان موجودی کالا را اصلاح کرد. هر عددی که در بخش تعداد ورودی یا موجودی فعلی وارد شود علاوه بر ثبت در فاکتور، به تعداد موجودی آن در فروشگاه افزوده می‌شود.

• تعریف کالا

اگر هنگام جست‌وجوی یک کالا، بارکد مورد نظر یافت نشد و پیام ناموجود بودن کالا نمایش داده شد با تایید این پیام می‌توان کالا را تعریف کرد. در صفحه بازشده اطلاعات، قیمت و تخفیف کالا را باید مشخص کرد.

برای تعریف یک بارکد وارد کردن نام، تعداد ورودی و قیمت فروش حضوری کالا الزامی است. اگر قصد تخفیف‌دهی برای این بارکد را داشته باشید نیز از این بخش می‌توانید درصد یا مقدار تخفیف را مشخص کنید.

کلید میانبر F2 نیز صفحه ثبت و ویرایش کالا را نمایش می‌دهد.

• تخفیف‌دهی به مشتری

در قسمت تعریف کالا، امکان فعال‌سازی تخفیف‌ها نیز وجود دارد. برای تخفیف‌های مدت‌دار ابتدا نوع تخفیف را باید مشخص کرد؛ حضوری و آنلاین، حضوری، آنلاین. تخفیف حضوری در فروش حضوری فروشگاه و تخفیف آنلاین در فروش آنلاین کاربرد دارد.

از قسمت (اطلاعات کالا) نیز می‌توان مبلغ تخفیف یا درصد آن را روی یک فاکتور مشخص، وارد کرد.

• مبلغ اضافات

زمانی که فروشنده به جز بارکدهای وارد شده قصد فروش محصول دیگری را نیز دارد که نمی‌خواهد در فاکتور ثبت شود می‌تواند مبلغ آن را به یکی از کالاهای موجود در فاکتور اضافه کند. در فاکتور نیز این بخش جداگانه نمایش داده می‌شود.

• افزایش موجودی کالا

امکان افزایش موجودی یک بارکد از بخش ثبت و ویرایش کالا (کلید F2) وجود دارد. در بخش اطلاعات کالا نیز اگر تعداد بارکدی بیش از موجودی وارد شود صفحه «عدم موجودی کافی کالا و ویرایش» باز می‌شود. در این صفحه تعداد ورودی را باید وارد و ثبت کرد.

پس از اسکن یک بارکد، اگر در قسمت بارکد کالا یا نام کالا از عدد و علامت مثبت (مانند +۳) استفاده کنید همان مقدار به موجودی کالا اضافه می‌شود.

 فاکتور مشتری

هر بارکدی که برای فروش وارد نرم‌افزار مالی آسانا شود، چه دستی و چه به وسیله بارکدخوان، در فاکتور نمایش داده می‌شود. زمانی که تمام بارکدهای خریداری شده وارد شود، در بخش (سرجمع فاکتور) مبلغ مجموع فاکتور قابل مشاهده است. از بخش (مبلغ تخفیف انتهای فاکتور) برای تخفیف دادن به مشتری روی فاکتور استفاده می‌شود. این بخش هم مشابه تخفیف کالا عمل کرده و وارد کردن مبلغ تخفیف یا درصد آن کافی است.

در نوار بالایی فاکتور نیز بارکد و شماره فاکتور مهم‌ترین اطلاعات موجود است. شماره فاکتور به تعداد فاکتور صادر شده در همان روز و بارکد فاکتور به تعداد کل فاکتورهای فروخته شده از ابتدای راه‌اندازی آسانا در فروشگاه اشاره دارد.

در بخش مبلغ اضافات انتهای فاکتور هم مبلغ اضافه‌ای را که فروشنده قصد دارد جدا از کالاهای وارد شده به فاکتور مشتری اضافه شود را می‌توان وارد کرد. پس از ثبت یک فاکتور، تا زمان اضافه کردن یک کالا به فاکتور جدید، مبلغ کل فاکتور در قسمت مبلغ قابل پرداخت در سرجمع فاکتور نمایش داده می‌شود.

• رزرو فاکتور

زمانی که تعداد مشتریان حضوری فروشگاه زیاد باشد رزرو فاکتور امکان باز گذاشتن فاکتورهای مختلف را می‌دهد. با زدن کلید F3 فاکتور باز فعلی، رزرو شده و فاکتور جدیدی برای شما نمایش داده می‌شود. اگر در لیست فاکتورهای شما، فاکتوری خالی بازی وجود داشته باشد با زدن این کلید فاکتور جدیدی برای شما باز نمی‌شود.

از نوار بالایی قسمت فاکتورها نیز، با کلیک بر (فاکتور جدید) می‌توانید فاکتور قبلی را رزرو کرده و فاکتور جدید باز کنید.

• تغییر نرخ فاکتور

نرخ فاکتور به قیمت فروش عمده و شرکتی اشاره دارد. فاکتور شرکتی قیمت شرکتی و فاکتور عمده قیمت عمده‌ای که در صفحه اطلاعات کالا وارد شده را نمایش می‌دهد. در صورتی که حداقل یک کالا در فاکتور فعلی وجود داشته باشد؛ اگر نرخ فروش، فروش عمده یا شرکتی انتخاب شود، پیام «تغییر نرخ فاکتور» نمایش داده می‌شود.

با تغییر نرخ فاکتور در صفحه فاکتور فروش، قیمت فروش کالاها در فاکتور به قیمت فروش نرخ انتخابی تغییر پیدا می‌کند و ثبت می‌شود.

• ثبت و تایید فاکتور

زمانی که خرید مشتری به اتمام رسید، کلید F8 و F9 برای پایان کار و ثبت فاکتور استفاده می‌شود. از کلید F8 برای ثبت و چاپ فاکتور مشتری استفاده می‌شود و کلید F9 فقط آن را ثبت می‌کند.

• لیست فاکتورها

برای دسترسی آسان به تمامی فاکتورهای فروخته شده، از کلید F5 باید استفاده کرد. با زدن این کلید، لیست فاکتورهای فروش نمایش داده می‌شود و می‌توان با اعمال فیلترهای مختلف (نوع فاکتور، تاریخ و مبلغ فاکتور) لیست فروش را دسته‌بندی کرد.

در این بخش امکان جست‌وجوی هریک از فاکتورها براساس شماره یا بارکد فاکتور وجود دارد.

از پایین صفحه امکان دانلود لیست فاکتور، چاپ مجدد، مرجوع و اصلاح فاکتور وجود دارد.

اگر فیلتری اعمال شده باشد، فاکتورهای دانلود شده با همان فیلترها انجام می‌شوند. لیست دانلود شده از تمامی فاکتورها نیز، در یک فایل اکسل، پس از انتخاب محل ذخیره‌سازی در سیستم، نمایش داده می‌شود.

• مرجوع کردن فاکتور

این کار از طریق کلید F6 و صفحه (لیست فاکتورهای فروش) امکان‌پذیر است. با مرجوع کردن هر فاکتور و ثبت آن نیز یک ردیف جدید در لیست فاکتورها اضافه می‌شود. با انجام این کار موجودی کالا نیز به تعداد موجودی ثبت شده در نرم‌افزار مالی آسانا برگردانده می‌شود.

• اصلاح فاکتور فروش

پس از زدن کلید F5 و باز شدن صفحه لیست فاکتورهای فروش، امکان اصلاح فاکتور وجود دارد. با کلیک بر این کلید، صفحه جدیدی با نام «اصلاح فاکتور فروش» باز می‌شود. با انتخاب هریک بارکدها امکان، حذف، اعمال تخفیف، تغییر تعداد و قیمت بارکد از قسمت اطلاعات کالا، فعال می‌شود.

 کلیدهای میانبر

کلید‌های میانبر در نرم‌افزار مالی آسانا، برای دسترسی آسان‌تر به بخش‌های مختلف طراحی شده‌اند. برخلاف دیگر نرم‌افزارهای حسابداری، در آسانا عملکرد هریک از کلید‌ها نیز نوشته شده است.

کلید F1 : کلید F1 خلاصه عملکرد روزانه فروشگاه را ارائه می‌دهد. با کلیک بر روی این کلید، صفحه‌ نمایش داده شده دو بخش فروش حضوری و آنلاین دارد. در فروش حضوری  تعداد فاکتور، تعداد اقلام، میانگین فروش حضوری و مبلغ کل فروش حضوری قابل مشاهده است. در بخش آنلاین نیز تعداد سفارشات تایید شده، نیازمند تماس، کنسل شده و تعداد اقلام فروخته شده، میانگین فروش آنلاین و مبلغ کل فروش آنلاین نمایش داده می‌شوند.

این گزارش به کمک فروشندگان می‌آید تا نسبت به وضعیت عملکرد فروشگاه خود دیدی کلی داشته باشند.

کلید F2 : این کلید برای ثبت و ویرایش کالا استفاده می‌شود. با زدن این کلید صفحه «ثبت و ویرایش کالا» باز شده و می‌توان نام، بارکد و قیمت کالا را اصلاح کرد یا تخفیف مدنظر را برای بازه زمانی مشخصی تنظیم کرد.

استفاده از این کلید در فاکتور خالی، ثبت کالای جدید را به همراه دارد و اگر در فاکتوری با حداقل یک کالای ثبت شده از F2 استفاده شود امکان ویرایش کالا مهیا می‌شود.

کلید F3 : با زدن این کلید یک فاکتور جدید باز می‌شود. در این حالت فاکتور قبلی از نوار بالایی فاکتورها قابل مشاهده و استفاده است. اگر در لیست فاکتورهای شما، فاکتوری خالی باز باشد با زدن این کلید فاکتور جدیدی برای شما باز نمی‌شود.

کلید F4 : این کلید برای دسترسی به کالاهای سریع است. با زدن F4 صفحه کالای سریع باز شده که سمت راست آن تمامی محصولات فروشگاه قابل مشاهده است و با کلیک بر هرکدام و یا جستجوی محصول انتخابی از طریق نام یا بارکد، محصول مورد نظر وارد لیست دسترسی سریع می‌شود.

کاربرد اصلی این قسمت برای کالای بدون بارکد یا فله است تا از این طریق بتوانید راحت‌تر این کالاها را پیدا و به فاکتور اضافه کنید.

 کلید F5 : کلید F5 برای نمایش فاکتورهاست. با استفاده از فیلترهای موجود در نوار بالایی لیست فاکتورهای فروش، می‌توان بازه زمانی مورد نظر یا نوع فاکتور را انتخاب کرد. امکان انتخاب مبلغ مورد نظر فاکتور و جستجوی فاکتور با بارکد هم در این صفحه وجود دارد. از نوار پایینی هم می‌توان لیست فاکتورهای فروخته شده رو دانلود و فاکتورها را مرجوع، چاپ مجدد یا اصلاح کرد.

کلید F6 : برای مرجوع کردن یک کالا، باید بارکد مورد نظر اسکن شده و پس از انتخاب آن، کلید F6  زده شود. با این کار موجودی کالا برگردانده می‌شود.

کلید F7 : برای ارسال فاکتور به کارتخوان از کلید F7 استفاده می‌شود. اگر تنظیمات کارتخوان به درستی اجرا نشده باشد با پیام انجام تنظیمات مواجه خواهید شد.

کلیدهای F8 و F9 : این دو کلید برای ثبت فاکتور استفاده می‌شوند با این تفاوت که F8 فاکتور مشتری را چاپ کرده و F9 فقط فاکتور را ثبت می‌کند.

کلید Delete :  برای حذف یک مورد از فاکتور از این کلید باید استفاده کرد.

کلید ESC : استفاده از این کلید به حذف کل فاکتور می‌انجامد.