به عنوان یک فروشنده، هر محصولی را که ارائه می‌دهید، باید اطلاعات دقیقی در مورد میزان موجودی محصول انبار خود داشته باشید. فرقی نمی‌کند که محصولات شما شارژر تلفن همراه باشد یا ترشی، یا حتی لوازم آرایشی گران‌قیمت؛ به این اطلاعات نیاز دارید تا بتوانید به تقاضای مشتری خود به درستی پاسخ دهید. در این مقاله از اکسپرس آکادمی به مدیریت موجودی و روش‌های مختلف آن خواهیم پرداخت.
مدیریت موجودی چیست؟
به محصولی که در اختیار دارید و از طریق کسب‌وکار خود می‌خواهید آن را بفروشید، موجودی گفته می‌شود. مدیریت موجودی، مسیر ردیابی و ذخیره‌سازی محصولات برای پاسخگویی سریع و کارآمد به تقاضای مشتری است. این مسیر، شامل نحوه تهیه و نگهداری محصولات، و فرآیند آماده‌سازی آن برای فروش است.
موجودی هر کسب‌وکار، بخشی از سرمایه آن محسوب می‌شود. اگر موجودی به شکل دقیق و با سازوکارهای درست مدیریت نشود، می‌تواند نتایج بدی به همراه داشته باشد. این نتایج الزاما در همان ابتدا خود را نشان نمی‌دهد، بلکه هفته‌ها یا ماه‌ها بعد باید منتظر اثرات ناشی از آن بود. وقتی مشکلات آشکار شود؛ شاهد نتایج بدی هستید. محصولاتی در انبار دارید که خراب شده و یا با کالاهایی مواجه می‌شوید که تاریخ انقضایشان گذشته است. احتمال دارد متحمل هزینه‌های بالای نگهداری شده باشید، یا بدتر، وقتی می‌خواهید به تقاضای مشتری پاسخ دهید، بفهمید که موجودی انبار برای آن محصول به پایان رسیده است.
سازوکارهای مدیریت موجودی چیست؟
سازوکارهای مدیریت موجودی، محصولات را از موقع خرید تا زمان حمل‌ونقل و نهایتا تحویل به مشتری، ردیابی می‌کند. یک سازوکار مدیریت موجودی قوی، می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری‌های مهم تجاری کمک کند. این سازوکار به شما امکان می‌دهد تا بدانید تعداد محصولات مورد نیازتان چه‌قدر است. همچنین کمک می‌کند تا از میزان موجودی بهینه خود، تصویری داشته باشید و بدانید که بهترین زمان برای سفارش مجدد اقلام چه‌وقت است. نهایتا راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهد که به این نتیجه می‌رسید کدام محصولات را به تامین‌کننده پس دهید و کدام کالاها را مجدد سفارش داده و هزینه‌اش را نیز تسویه کنید.
یک سازوکار مناسب برای مدیریت موجودی می‌تواند تصویری واقعی از آنچه در دسترس دارید، به شما ارائه دهد؛ به شما کمک می‌کند تا کسب‌وکار خود را به طور کارآمد اداره کنید. سازوکار مدیریت موجودی، می‌تواند با روش‌های مختلفی انجام شود. مثل شمارش دستی کالاها، ثبت همه موجودی در یک دفتر واحد به شکل سنتی، استفاده از یک راه‌حل دیجیتال و یا ترکیبی از همه اینها. انتخاب سازوکار مناسب برای نیازهای کسب‌وکار شما به موارد زیر بستگی دارد:
- اندازه کسب‌وکار شما چه‌قدر است؟
- ماهیت محصولاتی که می‌فروشید، چیست؟
- صنعتی که به آن خدمت ارائه می‌دهید، چه نیازهایی دارد؟
- کانال‌ها و راه‌های فروش شما کجا و چگونه است؟
وقتی سازوکار درست کار می‌کند، می‌دانید چه محصولاتی دارید، فضای قفسه‌ها و مقدار واحدهای موجود در انبار چه‌قدر است، و محل دقیق نگهداری هر محصول کجاست.
چرا مدیریت موجودی مهم است؟
موجودی محصول شما، یک دارایی تجاری محسوب می‌شود. مدیریت نادرست موجودی، می‌تواند به کسب‌وکار شما آسیب بزند. همانطور که تجارت شما رشد می‌کند، ممکن است با مشکلاتی مواجه شوید، مانند:
- موجودی اضافی
- میزان کم موجودی
- موجودی فراموش‌شده در انبار
- موجودی منقضی‌شده
- هزینه بالای نگهداری
بیایید این مشکلات رایج موجودی و راه‌های جلوگیری از آن را بررسی کنیم.
موجودی اضافی
داشتن انبار مناسب برای داشتن موجودی زیاد جهت ارسال سریع سفارشات به مشتری، بسیار خوب است. با این حال، داشتن موجودی بیش از حد می‌تواند به کسب‌وکار شما آسیب بزند.
موجودی اضافی با محدودکردن منابع نگهداری برای سایر کالاها و افزایش هزینه‌های مربوط به آن، عملا پول را از کسب‌وکار شما خارج می‌کند. نگهداری بیش از حد موجودی، هزینه فرصت (از دست رفته) است. جدای از متحمل‌شدن هزینه‌های غیرضروری، ممکن است نتوانید در زمان مناسب، تقاضای مشتری را از بین موجودی زیاد انبار پیدا کنید و به آن پاسخ دهید. عملا موجودی زیاد و اضافی می‌تواند به انحلال کسب‌وکار شما منتهی شود.
در علم اقتصاد وقتی فرد یا بنگاهی، از بین انتخاب‌های موجود، یکی را برگزیند، در عمل بقیه گزینه‌ها را رها کرده است. با انتخاب یک گزینه، فرد یا بنگاه منافع حاصل از سایر انتخاب‌ها را از دست می‌دهد. به این مفهوم، هزینه فرصت ازدست‌رفته و یا به اختصار هزینه فرصت گفته می‌شود. محدودیت‌های مختلف مثل محدودیت مالی یا زمانی محدودیت انتخاب را به همراه دارد.
میزان کم موجودی
از طرف دیگر، داشتن موجودی کافی در انبار، برای پاسخگویی به موقع تقاضای مشتری ضروری است. میزان کم موجودی می‌تواند به فروش و برند شما آسیب برساند. هیچ‌کس دوست ندارد وقتی کالایی را سفارش می‌دهد، متوجه شود که موجودی آن بعد از سقارش به پایان رسیده است.
اندازه مناسب موجودی برای کسب‌وکار شما ممکن است به فصلی‌بودن یک محصول، سابقه فروش شما و یا تقاضای مشتریانتان بستگی داشته باشد. با یافتن سازوکار مدیریت موجودی سازگار با کسب‌وکار خود، می‌توانید این روند را تجزیه‌وتحلیل کنید و با یک برنامه‌ریزی مناسب و توجه به نیاز مشتری، میزان موجودی انبار خود را بسنجید.
موجودی فراموش‌شده در انبار
موجودی فراموش‌شده در انبار، موجودی قابل فروشی است که احتمالا در یک مرکز یا انبار باقی مانده و به دلایل مختلف، برای فروش در سایت شما فهرست نشده است. این موضوع به کسب‌وکار شما لطمه می‌زند. چراکه پول نقد شما را محدود می‌کند. شما برای محصولات پول پرداخت کرده‌اید، برای انبارکردن هزینه می‌کنید، اما مشتریان از وجود آن محصول خبر ندارند و آن را نمی‌خرند.
پس موجودی فراموش‌شده در انبار، یک ضربه سه‌گانه است: فروش ازدست‌رفته، هزینه‌های نگهداری و ظرفیت ازدست‌رفته انبار.
موجودی منقضی‌شده
برخی از اقلام مانند محصولات غذایی، مکمل‌ها یا لوازم آرایشی تاریخ انقضا یا فروش دارند. هنگامی که محصولی تاریخ‌مصرف‌گذشته را نگه می‌دارید، عملا باعث ازبین‌رفتن سرمایه‌های خود می‌شوید.
ردیابی اقلام انبار از طریق یک سیستم درست، می‌تواند به شما کمک کند از خراب‌شدن محصولات جلوگیری کنید. در واقع به شما این امکان را می‌دهد که وقتی متوجه شدید کالایی در حال انقضا است، برای آن چاره‌ای بیاندیشید. مثلا با تبلیغات زیاد در مورد آن محصول و یا گذاشتن تخفیف خوبی روی قیمت آن، کالاها را به فروش برسانید و از خراب‌شدنشان جلوگیری کنید.
هزینه بالای نگهداری
بهینه‌سازی فضای ذخیره‌سازی محصولات، می‌تواند به شما کمک کند تا هزینه‌هایتان را کاهش دهید و اقلامی را انبار کنید که می‌دانید به سرعت به فروش می‌رود. اگر موجودی انبار را ردیابی نکنید، مجبور به تحمل هزینه‌های انبارداری می‌شوید. حتی ممکن است مجبور شوید کالاهایی را صرفا به این دلیل که جایی برای نگهداری آن ندارید، حذف کنید و یا آن را به تامین‌کننده بازگردانید.
یک سازوکار مدیریت موجودی به شما کمک می‌کند تا بدانید:
- چه محصولاتی در انبار دارید؟
- موجودی از رده خارج‌شده شما چه‌قدر است؟
- موجودی بهینه و قابل‌عرضه شما چه‌قدر است؟
این نوع ردیابی به شما کمک می‌کند تا برای انبارداری، هزینه‌های بالا پرداخت نکنید.
تأثیر کووید-19 بر مدیریت موجودی
کووید-19 نشان داد که زنجیره‌های تامین کالا در جهان بسیار آسیب‌پذیر است. بر اساس یک نظرسنجی از 715 متخصص زنجیره تامین، این بیماری همه‌گیر 78 درصد از زنجیره تامین را در ایالات متحده مختل کرد. در حالی که هیچ‌کس نمی‌توانست شیوع وحشتناک کووید-19 را پیش‌بینی کند، این بیماری همه‌گیر نشان داد که کسب‌وکارها در سطح جهان، به وجود زنجیره‌های تامین و سازوکارهای مدیریت موجودی که به خوبی اجرا شود و قابل اعتماد هم باشد، نیازمند هستند.
8 نکته برای کمک به مدیریت موثر موجودی
چندین قدم کوچک اما موثر وجود دارد که می‌توانید برای بهینه‌سازی فرآیندهای موجودی خود بردارید. به عنوان مثال، چه مقدار نسبت به محصولاتتان اطلاعات قابل ردیابی دارید؟ علاوه بر این، لازم است بدانید ابعاد، وزن محصولات شما چه‌قدر است و باید بتوانید بارکدها کالاها را نیز ردیابی کنید. با این کارها، می‌توانید فروش خود را افزایش دهید. این جنس از اطلاعات به شما امکان می‌دهد که فضای خالی انبار را بشناسید و از آن حداکثر استفاده را بکنید و از داشتن فضای خالی و بلااستفاده نیز جلوگیری کنید.
برای سوق‌دادن فروش در مسیر درست و ایجاد رضایت مشتریان، نکات زیر را برای مدیریت بهتر موجودی خود دنبال کنید:
- با تامین‌کنندگان روابط خوبی را ایجاد و حفظ کنید؛
- نرخ فروش خود را کنترل کنید؛
- موجودی محصولات محبوب را به سرعت تامین کنید؛
- برای فروش موجودی قدیمی، از تبلیغات استفاده کنید؛
- مراقب حاشیه سود خود باشید؛
- برای افزایش سودآوری، موجودی اضافی را کاهش دهید؛
- سازوکار مدیریت موجودی سازگار با کسب‌وکار خود را به کار برید؛
- تخمین درستی از مدت‌زمانی که لازم است موجودی یک کالا را در انبار نگه دارید، داشته باشید.
-
با تامین‌کنندگان روابط خوبی را ایجاد و حفظ کنید
تامین‌کنندگان شما، ذینفعان اصلی در کسب‌وکارتان هستند. موفقیت شما می‌تواند به کسب‌وکار آنها نیز کمک کند.
چند راه برای حفظ روابط سالم با تامین‌کنندگان عبارتست از:
- پرداخت به موقع هزینه کالاهای خریداری‌شده از آنها
- داشتن رفتار محترمانه با تامین‌کنندگان
- حفظ ارتباط مکرر و منظم
- ارائه بازخورد سازنده
- نشان‌دان حسن نیت در کسب‌وکارتان
تعاملات مثبت را با بازیگران کلیدی در زنجیره تامین خود ایجاد و حفظ کنید تا محصولات مناسب، به موقع به دستتان برسد و این فرصت را داشته باشید تا هرگونه مشکل تولید یا حمل‌ونقل را پیش‌بینی و رفع کنید.
- نرخ فروش خود را کنترل کنید
نرخ فروش نشان می‌دهد که چقدر موجودی نیاز دارید و چگونه می‌توانید میزان موجودی را متعادل کنید. نکته کلیدی ایجاد تعادل درست بین موجودی ورودی و خروجی است.
برای پیش‌بینی تقاضا از روش پیش‌بینی فروش استفاده کنید یا مقادیر سفارش‌های گذشته را بسنجید. بیش از آنچه ممکن است بتوانید بفروشید، انبار نکنید، زیرا این باعث افزایش هزینه‌های انبارداری می‌شود.
- موجودی محصولات محبوب را به سرعت تامین کنید
در حالی که می‌خواهید از نگهداری موجودی اضافی جلوگیری کنید، ضروری است که موجودی کافی نیز در دسترس داشته باشید تا نیاز مشتری را حتی در شلوغ‌ترین فصول کاری برآورده کنید.
با نظارت بر فروش، می‌توانید به طور استراتژیک برنامه‌ریزی کنید که چه مقدار موجودی نیاز دارید. همچنین باید مقادیر کافی برای پشتیبانی نیز نگه دارید تا مطمئن شوید موجودی به دلیل مشکلات زنجیره تامین، تمام نمی‌شود.
رصدکردن محصولات پرفروش، به شما کمک می‌کند برای جلوگیری از اتمام موجودی و ازدست‌دادن فروش احتمالی، برنامه‌ریزی داشته باشد و بتوانید محصول لازم را سفارش دهید.
- برای فروش موجودی قدیمی، از تبلیغات استفاده کنید
از خراب‌شدن محصولات و یا پرداخت هزینه‌های انبارداری غیرضروری خودداری کنید. برای افزایش فروش و ایجاد فضای خالی برای سایر محصولات در انبار خود، آنهایی را که می‌توانید با تبلیغات و تخفیفات به فروش برسانید.
هنگامی که محصولات بیش از 90 روز فروخته نشده است، می‌توانید برای جلوگیری از منقضی‌شدن آن، اقدام کنید.
- مراقب حاشیه سود خود باشید
حاشیه سود فروش مناسب، نشانه سرحالی کسب‌وکار شما است. تمام هزینه‌های عملیاتی خود، از جمله تهیه کالا، حمل‌ونقل، نگهداری و انبارداری و انجام سفارشات جدید را با دقت محاسبه کنید.
تمام هزینه‌ها را باید در نظر بگیرید. درک مناسبی داشته باشید که کارمزدهایی که قرار است پرداخت کنید چه‌قدر می‌شود، سایر هزینه‌های لازم را نیز محاسبه کنید و نهایتا بدانید بعد از فروش محصول، چه میزان حاشیه سود خواهید داشت.
- برای افزایش سودآوری، موجودی اضافی را کاهش دهید
محصولاتتان را شناسایی کنید تا بدانید موجودی قدیمی یا زیادی در انبار کدام است. آن‌وقت می‌توانید با انجام فروش ویژه و یا فروختن محصولات با قیمتی کمتر از آنچه پیشتر تصور می‌کردید، از پرداخت هزینه‌های اضافه برای ادامه انبارکردن محصولات خود جلوگیری کنید.
- سازوکار مدیریت موجودی سازگار با کسب‌وکار خود را به کار برید
سازوکار مدیریت موجودی می‌تواند به حفظ میزان مناسب موجودی شما کمک کند. گزینه‌های زیادی برای انتخاب وجود دارد؛ پس حتما سازوکاری را انتخاب کنید که:
- با انجام سفارشات شما یا وب‌سایت فروشتان، همگام می‌شود؛
- به شما امکان می‌دهد میزان تقاضا را برای محصولات خود پیش‌بینی کنید؛
- به شما کمک می‌کند زمان اتمام اقلام را تشخیص دهید؛
- امکان اسکن سریع و آسان بارکد کالاها را برایتان فراهم می‌کند؛
- تمام اطلاعات مربوط به محصول را ردیابی می‌کند؛
- توصیه‌های مربوط به جایگزین‌کردن موجودی را ارائه می‌دهد؛
- با کانال‌های فروش آنلاین شما یکپارچه می‌شود؛
- در مورد انواع محصولات، ابعاد و مقادیر آن، گزارش درست ارائه می‌دهد؛
- تعداد روزهایی را که یک محصول را در انبار نگهداری کرده‌اید، نشان دهد.
- تخمین درستی از مدت‌زمانی که لازم است موجودی یک کالا را در انبار نگه دارید، داشته باشید
تعجب‌آور نیست که فروشندگانی که به صورت آنلاین محصولات خود را می‌فروشند، می‌توانند با سرعت بیشتری هم کالاها را ارائه دهند. این فروشندگان، معمولاً با سرعت بیشتری موجودی خود را تغییر می‌دهند. برای پاسخگویی مناسب به تقاضای مشتریان خود، داشتن موجودی کافی در انبار ضروری است. اینکه چه مدت‌زمانی موجودی هر محصول را در انبار نگهداری کنید بسته به شرایط کسب‌وکار شما، نیازهای مشتریانتان و ماهیت کالاها دارد. اگر بتوانید این زمان ذا به شکل دقیقی تعیین کنید، دستاوردهایی خواهید داشت شامل:
- می‌توانید موجودی انبار را توزیع کنید و هم‌زمان در هزینه‌های انجام سفارش صرفه‌جویی کنید؛
- با سرعت بالای تحویل محصول، رضایت مشتریان را بیشتر جلب می‌کنید؛
- مشکلات ناشی از محصولات اضافی و در حال انقضا را کاهش می‌دهید؛
- به شما کمک می‌کند در هزینه‌های انبارداری صرفه‌جویی کنید.
مدیریت موجودی یعنی حفظ تعادل
قدم‌های ساده می‌تواند یک کسب‌وکار کوچک را به یک بیزینس پررونق تبدیل کند. هرچه موجودی خود را کارآمدتر مدیریت کنید، کسب‌وکار شما می‌تواند سودآورتر شود.
ارسال محصولات در سریع‌ترین زمان ممکن، حفظ موجودی کافی برای پاسخگویی به تقاضا (حتی در فصول اوج تقاضا)، و حفاظت از زنجیره تامین کالا در برابر اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی مثل مشکلات مربوط به تغییرات ناگهانی آب‌وهوا، می‌تواند به مدیریت موجودی کمک کند. تمرکز روی کاهش هزینه‌های نگهداری و شرایط سفارش محصول نیز به این موضوع کمک می‌کند.
بهترین سازوکار مدیریت موجودی را انتخاب کنید و آن را به طور مداوم به کار برید. مراقب تاخیر در فهرست، فروش یا تحویل محصولات باشید. برای کمک به کاهش هزینه‌ها، حفظ نرخ فروش نیز اهمیت دارد.
در نهایت اینکه، مدیریت موجودی خوب یعنی حفظ تعادل. شما باید مطمئن شوید که موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتری در انبار خود دارید. اما مقدار محصول نباید از حد معقول زیاده‌روی کند. به طور مستمر موجودی خود را مدیریت کنید تا از بازده سرمایه خود مطمئن شوید.
