برای آماده‌سازی سفارشات مشتری، زمان مشخصی در نرم‌افزار سفارش‌گیری نمایش داده می‌شود و فروشنده باید در زمان اعلام شده سفارش را جمع‌آوری و ارسال کند. این زمان به صورت خودکار و به ازای هر بارکد، ۹۰ ثانیه تعریف شده است، یعنی اگر سفارشی شامل یک بارکد باشد، ۹۰ ثانیه و اگر ۴ بارکد باشد، ۳۶۰ ثانیه برای آماده‌سازی آن زمان داده می‌شود.
امکان افزایش زمان آماده‌سازی سفارش به صورت دستی در نرم‌افزار وجود ندارد اما می‌توان آن را کاهش داد. اگر سفارش مشتری در زمان اعلام شده آماده نشود، پیامدهایی را به دنبال دارد:
- بالا رفتن زمان معطلی پیک
نیروهای پیک با توجه به زمان آماده‌سازی اعلام شده، در سوپرمارکت حضور می‌یابند و اگر سفارش پس از مدت مشخص شده آماده نباشد، به بالا رفتن زمان معطلی پیک و Biker Wait می‌انجامد.
زمانی که فاکتوری مشکلی داشته باشد، با توجه به حضور پیک در سوپرمارکت و نیازمند تماس کردن فاکتور و اصلاح آن، زمان معطلی و تاخیر پیک بیشتر نیز می‌شود.
- پایین آمدن امتیاز سوپرمارکت
تاخیر در ارسال سفارش یکی از دلایل کم شدن امتیاز فروشگاه در نرم‌افزار اسنپ‌اکسپرس است.
- نارضایتی مشتری
زمان اعلام شده در نرم‌افزار به شکلی محاسبه شده است که نارضایتی مشتری را در پی نداشته باشد. آماده‌سازی سفارش در مدت زمانی بیش از آنچه که اعلام شده نارضایتی مشتری و ثبت کامنت تاخیر را به دنبال دارد.
نارضایتی مشتری به هر علت که باشد می‌تواند باعث از دست رفتن مشتری و کاهش میزان فروش سوپرمارکت شود.
راهکارهای آماده‌سازی به موقع سفارش
همان‌طور که مطرح شد آماده‌سازی سفارشات باید در مدت مشخص انجام شود چرا که مشکلاتی را به دنبال دارد. آماده‌سازی به موقع سفارش‌ها ریزه‌کاری‌هایی دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
- مدیریت نیروها
هر سوپرمارکت باید با توجه به حجم سفارشات خود نیروهای لازم را استخدام کند. این در شرایطی است که همیشه تعدادی نیرو باید در حال آماده‌سازی سفارشات آنلاین و بسته‌بندی آن‌ها باشند.
- آماده‌سازی به ترتیب سفارشات
زمانی که چندین سفارش در نرم‌افزار ثبت می‌شوند، ابتدا تمامی فاکتورها را تایید کرده و سپس به آماده کردن آن‌ها بپردازید. اولویت آماده‌سازی با سفارشی است که پیش از همه ثبت شده است.
- چیدمان فروشگاه
چیدمان منظم و حرفه‌ای فروشگاهی باعث می‌شود که کالاها به راحتی پیدا شوند و سرعت جمع‌آوری سفارش افزایش یابد.
- موجودی محصولات
در برخی موارد فروشندگان کالاهایی که در انبار هستند را به موجودی نرم‌افزار حسابداری خود می‌افزایند این در حالی است که فروشنده برای پیدا کردن کالای انتهای انبار به زمان بیشتری نیاز دارد که این کار باعث تاخیر در زمان آماده‌سازی می‌شود. برای درست بودن موجودی فروشگاه بهتر است فقط محصولاتی را که در قفسه‌های فروشگاه چیده شده‌اند به نرم‌افزار خود اضافه کنید.
