نرم افزار آسانا یکی از نرم‌افزارهای ساده در زمینه مدیریت کسب‌وکار است که به شما کمک می‌کند با حداقل دانش در زمینه کامپیوتر، امور اساسی کسب‌وکار خود را انجام دهید. برای بهره‌مندی از امکانات این نرم‌افزار کافی است آن را به درستی تنظیم کنید و با بخش‌های مختلف آن آشنا شوید. نرم‌افزار مالی «آسانا» از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که کار با آن حسابرسی به خرید و فروش برای فروشگاه شما را راحت‌تر می‌کند. «صندوق»، «آنلاین»، «خرید»، «کالاها» و «تنظیمات» بخش‌های مختلف نرم‌افزار آسانا هستند که در این مطلب از اکسپرس آکادمی، به آموزش جامع بخش «کالاها» در این نرم‌افزار خواهیم پرداخت.
معرفی بخش کالاها در نرم افزار آسانا
همان‌طور که از نام این بخش پیداست، این قسمت از نرم‌افزار آسانا به مدیریت کالاها در فروشگاه اختصاص دارد. مهم‌ترین کار بخش (کالاها)، ویرایش و ثبت کالاها است. دسترسی به این بخش از طریق کلید میانبر F2 در صفحه «صندوق» و «خرید» نیز امکان‌پذیر است. در ادامه می‌توانید با جزییات این بخش بیشتر آشنا شوید:
لیست کالاها
در سمت چپ صفحه، لیست تمامی کالاهای موجود در فروشگاه قابل مشاهده است. اطلاعات این کالاها به طور دستی و یا توسط یک فایل کامل وارد شده‌اند که در ادامه مطلب به آموزش آن می‌پردازیم.
از قسمت «نام کالا یا بارکد» می‌توان به راحتی کالای مورد نظر را جست‌وجو کرد و از فیلترهای زیر برای محدود کردن داده‌ها کمک گرفت:
- فیلتر موجودی کالا: فیلتر موجودی کالا در نرم افزار آسانا با استفاده از دو گزینه موجود و ناموجود، وضعیت موجودی فروشگاه را مشخص می‌کند.
- فیلتر انبار: با استفاده از فیلتر انبار فقط کالاهای انبار انتخابی، نمایش داده می‌شوند.
- فیلتر وضعیت کالا: فیلتر وضعیت کالا به فروش حضوری و آنلاین، فروش حضوری و کالاهای تخفیف‌دار اختصاص دارد. با فیلتر کردن وضعیت کالا، کالایی که در سیستم فروش آنلاین نیز تعریف شده باشد در فیلتر «آنلاین و حضوری» قرار می‌گیرد و کالاهایی که فقط در نرم‌افزار آسانا تعریف شده باشند در فیلتر «حضوری» نمایش داده می‌شوند. کالاهایی که برای آن‌ها تخفیفی اعمال شده باشد نیز در فیلتر «کالاهای تخفیف‌دار» هستند.
ویرایش اطلاعات کالا
با انتخاب هر یک از کالاها و قرمز شدن ردیف آن، بارکد آن در بخش ویرایش اطلاعات کالا (سمت راست) نمایش داده می‌شود و می‌توان نام، تعداد موجودی و قیمت آن را تغییر داده و سپس با زدن کلید «تایید و ثبت ویرایش» ذخیره کرد. تفاوت تعداد در این بخش و دو بخش صندوق و خرید در آن است که در صفحه کالا صرفا تعداد موجودی محصولات را نمایش داده ولی در دو صفحه دیگر تعداد وارد شده به معنی اضافه یا کم شدن از محصولات است.
همچنین با استفاده از کلید میانبر F2 مشابه بخش صندوق و خرید، صفحه ثبت و ویرایش کالا نمایش داده می‌شود. برای تعریف یک بارکد وارد کردن نام، تعداد ورودی و قیمت کالا الزامی است. اگر قصد تخفیف‌دهی برای این بارکد را داشته باشید نیز از این بخش می‌توانید درصد یا مقدار تخفیف را مشخص کنید.
معرفی کلیدهای میانبر در نرم افزار آسانا
کلید F1: این کلید به اعلانات انتقال کالا در نرم‌افزار آسانا اختصاص دارد که پس از کلیک روی آن، صفحه‌ی اعلانات انتقال کالا و جزئیات درخواست انتقال قابل مشاهده است.
کلید F2: این کلید برای ثبت و ویرایش کالا استفاده می‌شود. با زدن این کلید صفحه «ثبت و ویرایش کالا» باز شده و می‌توان نام، بارکد و قیمت کالا را اصلاح کرد یا تخفیف مدنظر را برای بازه زمانی مشخصی تنظیم کرد.
کلید F3: این کلید در صفحه کالا، برای کاردکس کالا به کار می‌رود. کاردکس کالا یکی از اقدامات مهم در سیستم حسابداری است که ورود و خروجی بارکدهای مختلف را به چند روش مختلف نمایش می‌دهد. پس از انتخاب بارکد مورد نظر، می‌توان با کلیک روی کاردکس کالا، تمام اقداماتی که در بازه زمانی خاص و در هر انبار صورت‌گرفته، مشاهده کرد.
در صفحه کاردکس کالا اطلاعات متعددی از جمله تاریخ، دستگاه (ویندوز یا اندروید)، نوع عمل انجام شده، کاربر، ورودی، خروجی و موجودی محصول قابل مشاهده است. اگر تغییر موجودی محصول از طریق فروش حضوری یا آنلاین اتفاق افتاده باشد، شماره فاکتور نیز به شما نمایش داده می‌شود. همچنین در این صفحه می‌توان خروجی اکسل کاردکس کالا را با زدن دکمه «خروجی اکسل» پس از انتخاب محل ذخیره و نام فایل، به شکل یک فایل اکسل در سیستم خود ذخیره کرد.
کلید F4: با استفاده از این کلید، می‌توان کالاها را از یک انبار به انبار دیگر انتقال داد. برای این کار، کافی است پس از باز شدن این صفحه، بارکد یا نام کالا را وارد و سپس انبار مبدا و انبار مقصد را انتخاب کنید. سپس با مشخص کردن تعداد کالایی که قصد جابه‌جایی آن را دارید، کالا به انبار مقصد منتقل خواهد شد.
توجه داشته باشید که در این بخش با انتقال هر کالا، قیمت کالا در انبار مبدا به انبار مقصد نیز انتقال می‌یابد.
اگر موجودی یک کالا در انبار اصلی (حضوری و آنلاین) تمام شود اما در انبارهای کلاس نرخی از آن کالا موجود باشد، این کلید به رنگ نارنجی نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی این کلید، صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که کالاهای ناموجود در انبار اصلی را نمایش می‌دهد که با تایید شما، کالاها به طور هوشمند از انبارهای کلاس نرخی به انبار اصلی شما انتقال داده می‌شوند.
کلید F12: از این کلید برای همگام‌سازی و به‌روزرسانی استفاده می‌شود. با استفاده از این کلید و تایید آن، اطلاعات کالاها اعم از موجودی، قیمت و… در سیستم فروش آنلاین برای انبار آنلاین به‌روزرسانی می‌شوند.
کلید Ctrl+S: این کلید میانبر برای ذخیره خروجی‌های نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما می‌توانید با مشخص کردن نوع خروجی خود از انبار فعلی یا هرکدام از انبارهای انتخابی، از لیست کالاهای نمایشی و فیلترهای اعمال شده، خروجی اکسل بگیرید. با کلید میانبر Ctrl+S به‌راحتی می‌توانید محل ذخیره‌سازی را به همراه نام فایل انتخاب و در سیستم ذخیره کنید.
علاوه‌براین، با انتخاب تمامی انبارها می‌توانید از تمامی کالاهای موجود یک خروجی اکسل در محل انتخابی خودتان ذخیره کنید.
کلید Ctrl+0: با استفاده از این کلید می‌توان تعداد زیادی از کالاها را به طور همزمان وارد نرم‌افزار آسانا کرد. این اقدام اغلب زمانی‌که یک فروشگاه به تازگی راه‌اندازی شده است کاربرد دارد. برای استفاده از این کلید میانبر، ابتدا باید یک فایل اکسل از کالاها تهیه کنید و بعد آن را با فرمت تعیین‌شده در نرم‌افزار بارگذاری کنید. با انتخاب یکی از انبارها، لیست کالای اکسلی که قصد اضافه کردن آن‌ها را دارید به انبار منتخب اضافه می‌شود.
فایل اکسلی که قصد بارگذاری آن را دارید باید مطابق جدول زیر ۴ ستون داشته باشد:
همان‌طور که در تصویر مشاهده می‌کنید، ستون اول به بارکد، دومی به نام کالا، سومی به قیمت به ریال و چهارمی به تعداد موجودی اختصاص دارد. در ردیف اول این فایل نیز باید نام هر ستون نوشته شود. تمامی ستون‌ها باید به درستی و کامل پر شده باشند چرا که در غیر این صورت بارگزاری در نرم‌افزار آسانا اتفاق نمی‌افتد و پیام «برخی از کالاها به دلیل نامعتبر بودن مقادیر، ثبت نشده‌اند» نمایش داده می‌شود. زمانی که این پیام نمایش داده می‌شود، یک فایل اکسل به همان نام قبلی با پسوند Exception در محل ذخیره‌سازی نمایش داده می‌شود که ایرادات فایل قبلی در آن ذخیره شده و قابل نمایش است.
کلام آخر
در این مطلب از اکسپرس آکادمی، شما را با جزییات بخش (کالاها) در نرم‌افزار آسانا آشنا کردیم. همان‌طور که دیدید، بخش (کالاها) به مدیریت کالا در نرم‌افزار آسانا اختصاص دارد و امکان مشاهده جزییات مربوط به موجودی کالا، انبار کالا و وضعیت آن را برای فروشندگان فراهم کرده است.
