نرم‌افزار مالی «آسانا» از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که کار با آن حسابرسی به خرید و فروش برای فروشگاه شما را راحت‌تر می‌کند. همین طور که در مطالب قبلی بررسی شد «صندوق»، «آنلاین»، «خرید»، «کالاها» و «تنظیمات» بخش‌های مختلف این نرم‌افزار هستند. در این مطلب به آموزش جامع بخش «کالاها» در این نرم‌افزار خواهیم پرداخت.
کالاها
همان‌طور که از نام آن پیداست، این بخش به مدیریت کالاها در فروشگاه اختصاص دارد. مهم‌ترین کار در این بخش ویرایش و ثبت کالاهاست که با استفاده از کلید F2 در صفحه «صندوق» و «خرید» نیز این اقدام امکان‌پذیر است.
لیست کالاها
در سمت چپ صفحه، لیست تمامی کالاهای موجود قابل مشاهده است. اطلاعات این کالاها به طور دستی و یا توسط یک فایل کامل وارد شده‌اند که در ادامه به آموزش آن می‌پردازیم.
از قسمت «نام کالا یا بارکد» می‌توان به راحتی کالای مورد نظر را جست‌وجو کرد. با استفاده از فیلترهای «موجودی کالا»، «انبار» و «وضعیت کالا» نیز می‌توان داده‌ها را فیلتر کرد. فیلتر موجودی کالا دو گزینه موجود بودن / نبودن آن را داراست و فیلتر وضعیت کالا به فروش حضوری و آنلاین، فروش حضوری و کالاهای تخفیف‌دار اختصاص دارد.
با فیلتر کردن وضعیت کالا، کالایی که در سیستم فروش آنلاین نیز تعریف شده باشد در فیلتر «آنلاین و حضوری» قرار می‌گیرد و کالاهایی که فقط در نرم‌افزار آسانا تعریف شده باشند در فیلتر «حضوری» نمایش داده می‌شوند. کالاهایی که برای آن‌ها تخفیفی اعمال شده باشد نیز در فیلتر «کالاهای تخفیف‌دار» هستند.
با استفاده از فیلتر انبار نیز فقط کالاهای انبار انتخابی، نمایش داده می‌شوند.
ویرایش اطلاعات کالا
با انتخاب هر یک از کالاها و قرمز شدن ردیف آن، بارکد آن در بخش ویرایش اطلاعات کالا (سمت راست) نمایش داده می‌شود و می‌توان نام، تعداد موجودی و قیمت آن را تغییر داده و سپس با زدن کلید «تایید و ثبت ویرایش» ذخیره کرد. تفاوت تعداد در این بخش و دو بخش صندوق و خرید در آن است که در صفحه کالا تعداد صرفا موجودی محصولات را نمایش داده ولی در دو صفحه دیگر تعداد وارد شده به معنی اضافه یا کم شدن از محصولات است.
همچنین با استفاده از کلید میانبر F2 مشابه بخش صندوق و خرید، صفحه ثبت و ویرایش کالا نمایش داده می‌شود. برای تعریف یک بارکد وارد کردن نام، تعداد ورودی و قیمت کالا الزامی است. اگر قصد تخفیف‌دهی برای این بارکد را داشته باشید نیز از این بخش می‌توانید درصد یا مقدار تخفیف را مشخص کنید.
کلیدهای میانبر
کلید F1 : این کلید به اعلانات انتقال کالا اختصاص دارد که پس از کلیک بر آن صفحه‌ی اعلانات انتقال کالا و جزئیات درخواست انتقال قابل مشاهده است.
کلید F2 : این کلید برای ثبت و ویرایش کالا استفاده می‌شود. با زدن این کلید صفحه «ثبت و ویرایش کالا» باز شده و می‌توان نام، بارکد و قیمت کالا را اصلاح کرد یا تخفیف مدنظر را برای بازه زمانی مشخصی تنظیم کرد.
کلید F3 : این کلید در صفحه کالا، برای کاردکس کالا به کار می‌رود. کاردکس کالا که یکی از اقدامات مهم در سیستم حسابداری است، ورودی و خروجی بارکدهای مختلف را به هر طریق ممکن نمایش می‌دهد. پس از انتخاب بارکد مورد نظر کلید کاردکس کالا زده شده و تمامی اقداماتی که در بازه زمانی و انبار مشخص انجام شده باشد، قابل نمایش است.
در صفحه کاردکس کالا، تاریخ، دستگاه (ویندوز یا اندروید)، نوع عمل انجام شده، کاربر، ورودی، خروجی و موجودی محصول قابل مشاهده است. اگر تغییر موجودی محصول از طریق فروش حضوری یا آنلاین اتفاق افتاده باشد، شماره فاکتور نیز نمایش داده می‌شود. همچنین در این صفحه می‌توان خروجی اکسل کاردکس کالا را با زدن دکمه «خروجی اکسل» پس از انتخاب محل ذخیره و نام فایل، به شکل یک فایل اکسل در سیستم خود ذخیره کرد.
کلید F4 : با استفاده از این کلید کالاها را از یک انبار به انبار دیگر می‌توان انتقال داد. پس از باز شدن این صفحه بارکد یا نام کالا را وارد و سپس انبار مبدا و انبار مقصد را انتخاب کنید. پس از آن باید تعداد کالایی که می‌خواهید منتقل کنید را مشخص کنید.
شایان ذکر است که در این بخش پس از انتقال هر کالا قیمت کالا در انبار مبدا به انبار مقصد نیز انتقال می‌یابد.
کلید F5 : اگر موجودی یک کالا در انبار اصلی (حضوری و آنلاین) تمام شود اما در انبارهای کلاس نرخی از آن کالا موجود باشد این کلید به رنگ نارنجی در می‌آید. با زدن این کلید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که کالاهای ناموجود در انبار اصلی را نمایش می‌دهد و با تایید آن کالاها به طور هوشمند از انبارهای کلاس نرخی به انبار اصلی شما انتقال داده می‌شوند.
کلید F12 : از این کلید برای همگام‌سازی و به‌روزرسانی استفاده می‌شود. با استفاده از این کلید و تایید آن، اطلاعات کالاها اعم از موجودی، قیمت و غیره در سیستم فروش آنلاین برای انبار آنلاین به‌روزرسانی می‌شوند.
کلید Ctrl+S : زمانی که از این کلید استفاده شود، شما باید نوع خروجی خود را از انبار فعلی یا انتخابی و تمامی انبارها انتخاب کنید. اگر انبار فعلی انتخاب شود از لیست کالاهایی که نمایش داده شده‌اند (سمت چپ) با تمامی فیلترهای اعمال شده یک خروجی اکسل گرفته می‌شود. با زدن این کلید، انتخاب محل ذخیره سازی و نام فایل، لیست کالاها در قالب یک فایل اکسل در سیستم ذخیره می‌شود.
با انتخاب تمامی انبارها نیز از تمامی کالاهای موجود یک خروجی اکسل در محل انتخابی شما ذخیره می‌شود.
کلید Ctrl+0 : با استفاده از این کلید می‌توان تعداد زیادی از کالاها را به طور همزمان وارد نرم‌افزار مالی «آسانا» کرد. این اقدام اغلب زمانی که یک فروشگاه به تازگی راه‌اندازی می‌شود، انجام می‌شود. برای این کار باید یک فایل اکسل با فرمت مشخصی درست شده و سپس بارگزاری شود. با انتخاب یکی از انبارها، لیست کالای اکسلی که قصد اضافه کردن آن‌ها را دارید به انبار منتخب اضافه می‌شود.
فایل اکسلی که بارگزاری می‌شود باید ۴ ستون داشته باشد؛ اولی به بارکد، دومی به نام کالا، سومی به قیمت به ریال و چهارمی به تعداد موجودی اختصاص دارد. در ردیف اول این فایل نیز باید نام هر ستون نوشته شود. تمامی ستون‌ها باید به درستی و کامل پر شده باشند چرا که در غیر این صورت بارگزاری اتفاق نمی‌افتد و پیام «برخی از کالاها به دلیل نامعتبر بودن مقادیر، ثبت نشده‌اند» نمایش داده می‌شود. زمانی که این پیام نمایش داده می‌شود، یک فایل اکسل به همان نام قبلی با پسوند Exeption در محل ذخیره سازی نمایش داده می‌شود که ایرادات فایل قبلی در آن ذخیره شده و قابل نمایش است.
