یکی از نرم‌افزارهای مهمی که برای دریافت سفارشات آنلاین اسنپ‌اکسپرس استفاده می‌شود، نرم‌افزار حسابداری «کیان» است. نرم‌افزار کیان یک ابزار قدرتمند با راهکارهای هوشمندانه برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای مانند هایپر مارکت است که امکان مدیریت کسب‌وکار و انجام امور حسابداری را برای فروشندگان فراهم کرده است. از جمله مزایای نرم‌افزار کیان می‌توان به کاربرپسند بودن نرم‌افزار، سرعت بالا و امکانات حرفه‌ای، امکان کنترل شعب با روش‌های پرسرعت، دسترسی‌های متنوع و پشتیبانی لحظه‌ای اشاره کرد.
در حال حاضر، تمامی فروشگاه‌های زنجیره‌ای از از جمله دیلی‌مارکت، جانبو، رفاه، هایپرجان و هایپرفامیلی از «کیان» استفاده می‌کنند. به همین منظور در ادامه این مطلب از اکسپرس آکادمی، به چگونگی عملکرد این نرم‌افزار و نحوه دریافت سفارش در آن می‌پردازیم.
نحوه استفاده از نرم‌افزار کیان
با ورود به نرم‌افزار کیان با صفحه‌ای مطابق تصویر زیر مواجه می‌شوید:
برای دریافت و پیگیری سفارشات مشتریان، نرم‌افزار باید در حال اجرا باشد. با ثبت سفارش مشتری، در صندوق فروش، اعلان ثبت سفارش به فروشنده نمایش داده می‌شود. اگر سیستم شما امکان پخش صدا هم داشته باشد، این اطلاع‌رسانی با صدا همراه خواهد بود.
در ادامه؛ با کلیک بر روی سفارش، اطلاعات مربوط به درخواست مشتری نمایش داده خواهد شد.
با انتخاب گزینه چاپ فاکتور، پیش‌نمایشی از لیست درخواست‌های مشتری قابل رویت است. پس از کلیک بر روی گزینه پرینت (Print) سفارشات مشتری برای آماده‌سازی و جمع‌آوری چاپ می‌شود. با استفاده از کلید چاپ فاکتور، درخواست مشتری در اسنپ نیز تایید خواهد شد.
پس از چاپ، فروشنده می‌تواند بارکدهای مربوط به سفارش را به صورت دستی یا توسط بارکدخوان وارد کند. در صورتی که کلیه محصولات مطابق لیست آماده شده باشند، باید از دکمه «انتقال کل رسید اسنپ به رسید کیان» استفاده کنید تا کلیه آیتم‌ها از قسمت درخواست به فاکتور منتقل شوند. سپس با کلیک بر «پایان اسکن کالاها و تایید» مبلغ جمع کل فاکتور در قسمت مربوط «جمع مبلغ کالاها با احتساب تخفیف» نمایش داده می‌شوند.
توجه داشته باشید که جمع مبلغ که در پایین فاکتور نمایش داده می‌شود و هزینه ارسال، با مبلغ فاکتور ارسال شده در رسید اسنپ برابر است. به بیان ساده‌تر، جمع مبلغ کالاها با احتساب تخفیف، بدون هزینه ارسال محاسبه می‌شود.
در صورت نیاز می‌توانید برای چک کردن وضعیت سفارش از گزینه «مقایسه رسید اسنپ مارکت و کیان» نیز استفاده کنید. با انتخاب این کلید اطلاعات رسید دریافتی از اسنپ و اطلاعات فاکتور فروش کیان، قابل مقایسه است.
اگر مغایرتی میان رسید اسنپ و کیان وجود نداشته باشد، فروشنده می‌تواند از دکمه «تایید رسید اسنپ مارکت» استفاده کند. در این صورت پیغام «فاکتور موردنظر با موفقیت در دیتابیس کیان تایید شد.» روی صفحه نمایش داده می‌شود. با تایید این پیام، برای تکمیل فرآیند فروش، باید بارکد انتهای فاکتور را در صندوق فروش کیان ثبت کنید.
توجه داشته باشید که در این بخش فقط فاکتورهای تایید شده را باید در صندوق کیان ثبت کرد.
اگر کاربر از دکمه «عدم تایید رسید اسنپ مارکت» استفاده کند، پیغام تصویر زیر نمایش داده می‌شود. (زمانی از این گزینه استفاده می‌شود که میان رسید اسنپ و فاکتور کیان مغایرت وجود داشته باشد.)
در این حالت دکمه تایید (Accept) غیرفعال خواهد شد. به عبارتی دیگر اگر بین دو رسید هر گونه مغایرتی وجود داشته باشد، امکان تایید آن برای فروشنده وجود نخواهد داشت.
رد کردن سفارش در نرم‌افزار کیان
پس از انتخاب گزینه «رد کردن سفارش»، پنجره‌ای مطابق تصویر زیر برای فروشنده نمایش داده می‌شود. در پنجره مربوط به عدم تایید سفارش، امکان ثبت دلیل رد سفارش و درج توضیحات تکمیلی توسط کاربر وجود خواهد داشت.
بدیهی است درج صحیح دلایل و توضیحات کمک بسزایی در پشتیبانی هر چه بهتر به مشتری خواهد کرد. به‌طورکلی دلایل مختلفی برای رد سفارش در اسنپ اکسپرس وجود دارد که موارد زیر جزو پرکاربردترین عوامل هستند:
– طولانی‌تر شدن زمان ارسال یا آماده‌سازی سفارش
– تغییر هزینه ارسال سفارش
– موجود نبودن محصول یا برند مورد نظر
– ناکافی بودن تعداد محصول یا برند مورد نظر
– اشتباه یا ناقص بودن آدرس مشتری
– عدم حضور پیک مجموعه/ اکسپرس
– عدم امکان ارسال به دلیل شلوغی مجموعه/ وضعیت آب و هوا
– تغییر قیمت سفارش به دلیل تغییر قیمت منو
– عدم امکان اجرای توضیحات مشتری
– تکراری‌بودن سفارش
– مشکلات فنی مجموعه مانند قطعی برق، گاز و …
– عدم حضور مشتری در صورت حضور پیک
پس از اجرای مراحل بالا، در صفحه اصلی برنامه، لیست فاکتورها به همراه وضعیت آن‌ها قابل مشاهده است.
در این صفحه هر درخواست جدیدی که دریافت شود در بالاترین ردیف قرار می‌گیرد. در صورت نیاز به هر یک از سفارشات با کلیک کردن بر روی آن می‌توانید جزئیات فرم سفارش و فاکتور را مشاهده کنید.
غیرفعال کردن کالاها در نرم‌افزار کیان
یکی از گزینه‌ها در صفحه اصلی برنامه کیان، «غیرفعال کردن کالاها» است. از این گزینه زمانی استفاده می‌شود که فروشنده در فروشگاه بنا به دلایلی مانند عدم موجودی واقعی، می‌خواهد یک یا چند کالا را غیر فعال کند تا در منوی مربوط به ثبت سفارش مشتری، نمایش داده نشود.
سوالات متداول درباره نرم افزار کیان
- ممکن است در مرحله صدور فاکتور یک یا چند کالا وجود نداشته باشد و عدم تایید فاکتور صادر شود، اما پس از مدتی کالاهای مورد نیاز مشتری موجود شود. آیا در این شرایط امکان اصلاح فاکتور قبلی و تایید مجدد آن وجود دارد؟
پس از موجود شدن کالا می‌توان فاکتور رد شده را تایید کرد. فاکتور تایید شده به اطلاع اسنپ اکسپرس و مشتری خواهد رسید.
- زمانی که پیک زودتر از آماده‌شدن سفارش مشتری، جهت دریافت کالاها به فروشگاه مراجعه کند؛ چه باید کرد؟
در این شرایط مجبور به لغو سفارش خواهید شد که شامل امتیاز منفی خواهد شد.
- هنگامی که فاکتور تایید شده توسط مشتری کنسل می‌شود؛ چه باید کرد؟
در این حالت باید فاکتور فروشی که در صندوق کیان صادر شده را به صورت «برگشت از فروش» ثبت کرد. در قسمت پرداخت نیز روش پرداخت مربوط به اسنپ را انتخاب کنید تا فاکتور اسنپ لغو شود.
- آیا امکان استفاده هم‌زمان از نرم‌افزار کیان در چند سیستم وجود دارد؟
خیر. این نرم‌افزار فقط در یکی از صندوق‌ها یا ایستگاه‌های کاری نصب خواهد شد.
- در صورتی که کالایی را غیرفعال کنیم، آیا می‌توان مجددا آن را فعال کرد؟
پس از غیرفعال کردن کالا توسط صندوق، امکان فعال‌سازی مجدد فقط در اختیار دفتر مرکزی خواهد بود.
- در صورتی که وضعیت نوتیفیکیشن غیرفعال باشد، چه باید کرد؟
در این شرایط، باید این مسئله را با مدیر سیستم مجموعه خود در میان بگذارید.
کلام آخر
نرم‌افزار کیان یک نرم‌افزار ساده و در عین‌حال بسیار کاربردی است که مدیریت فروشگاه‌های زنجیره‌ای را ساده‌سازی کرده است. در این مطلب با مراحل دریافت سفارش آنلاین در اسنپ اکسپرس آشنا شدید و حالا می‌توانید برای بهبود عملکرد فروشگاه خود تلاش کنید.
