برای دریافت سفارش‌های آنلاین کافیست در نرم‌افزار مالی آسانا وارد بخش «آنلاین» شوید. با ثبت هر سفارش، نشانگر «آنلاین» تعداد سفارش‌ها را نشان می‌دهد. این تعداد اگر از ۱۰ مورد بیشتر باشد به صورت ۱۰+ نمایش داده می‌شود. همچنین دریافت سفارش جدید با پخش اعلان همراه است.
قسمت سمت راست صفحه «آنلاین» به لیست سفارش‌ها اختصاص دارد. این قسمت به سه بخش در انتظار، نیاز به تماس و نهایی شده اختصاص دارد. فاکتورها در این بخش به ترتیب از قدیمی‌ترین سفارش نمایش داده می‌شوند.
سفارش‌ها، در انتظار تایید
زمانی که مشتری سفارشی را ثبت کند، وارد لیست سفارش‌های در انتظار می‌شود. در این قسمت شماره سفارش، نام سفارش‌دهنده و ساعت ثبت سفارش نمایش داده می‌شود. با باز کردن یک سفارش، جزئیات آن نمایش داده می‌شوند. اطلاعات مشتری، پیک و حداکثر زمان آماده‌سازی به صورت پیش فرض قابل مشاهده هستند. از قسمت «زمان آماده‌سازی» امکان کاهش آن وجود دارد اما نمی‌توان آن را افزایش داد. در این بخش انتخاب زمان آماده سازی الزامی است.
اغلب فروشندگان پیش از تایید سفارش برای اطمینان از موجود بودن کالاها، پیش فاکتور آن را چاپ می‌کنند. برای این کار باید از کلید F3 استفاده کرد. زمانی که فروشنده قصد تایید فاکتور را داشته باشد از کلید F8 و F9 باید استفاده کرد. F8 فاکتور را تایید و چاپ کرده و F9 فقط آن را تایید می‌کند. پس از تایید نهایی فاکتور، سفارش به قسمت «نهایی شده» انتقال می‌یابد.
– در این صفحه «تعداد» نشان‌دهنده سفارش‌هاست و موجودی محصولات برای اینکه کاربر نرم‌افزار مالی آسانا از آن اطلاع داده باشد نمایش داده می‌شود.
– اگر تامین‌کننده پیک خود فروشگاه نباشد، در قسمت آدرس (در محل) نمایش داده می‌شود.
نیازمند تماس
اگر فروشنده پس از مشاهده لیست سفارش‌های مشتری به دلیل کم بودن موجودی کالاها، مغایرت اطلاعات مشتری، مغایرت قیمت محصول در نرم‌افزار و سایت، تاریخ انقضاء محصول، تکرار شدن یک سفارش، تاخیر حضور پیک و …. بخواهد سفارش را نیازمند تماس کند، باید از کلید F10 استفاده کند. با انجام این کار سفارش مشتری در لیست «نیاز به تماس» نمایش داده می‌شود. در این صفحه تنها کلیدهای میانبر F3 و F5 فعال هستند. اگر سفارشی در این بخش قرار داشته باشد فروشنده باید تا زمان تعیین تکلیف سفارش از سوی نیروهای پشتیبانی منتظر بماند.
با زدن کلید F10، صفحه نیاز به تماس باز می‌شود. در این صفحه وارد کردن دلیل انجام نیاز به تماس و توضیح مرتبط با آن الزامی است. برای مثال در زمانی که دلیل نیاز به تماس، موجود نبودن کالا ذکر می‌شود در بخش توضیحات باید کالای ناموجود و کالای جایگزین آن نوشته شود.
پس از ثبت نهایی فاکتور نیز امکان «نیاز به تماس» وجود دارد. اگر سفارشی پس از تماس به مشتری توسط پشتیبانی اصلاح شود و کنسل نشود، دوباره به بخش «در انتظار» بازمی‌گردد.
سفارشاتی که به هر دلیل کنسل شوند، به لیست نیاز به تماس اضافه شده و روی آن عبارت «کنسل شده» نمایش داده می‌شود.
سفارش‌های نهایی شده
در قسمت نهایی شده نیز سفارشاتی که با موفقیت تایید شده‌اند قابل مشاهده است. با کلیک روی هر سفارش اطلاعات آن نمایش داده می‌شود و در این حالت تمامی اقداماتی که در نرم‌افزار مالی انجام می‌شود به پایان رسیده‌اند. سفارشات نهایی شده در انتظار پیک هستند.
در این صفحه همه کلیدهای میانبر به جز تایید و چاپ فاکتور فعال هستند. استفاده از کلید اعلام نیاز به تماس نیز جایز است و با کلیک بر آن می‌توان پس از انتخاب دلیل مرتبط برای این اقدام و توضیح آن در بخش توضیحات، فاکتور را نیازمند تماس کرد. اگر توضیحات نیازمند تماس کردن فاکتور مشخص نباشد، درخواست نیازمند تماس انجام نمی‌شود. با نمایش پیام تایید نیازمند تماس، فاکتور منتخب به بخش (نیاز به تماس) انتقال می‌یابد.
نکته: تمامی قسمت‌های این بخش (در انتظار، نیاز به تماس و تایید شده) قابلیت جستجو نیز دارند. اگر در این بخش کلید Ctrl+F را بزنید امکان جستجوی فاکتور از طریق شماره فاکتور یا نام مشتری برای شما نمایان می‌شود.
لیست فاکتورها
برای دسترسی آسان به تمامی فاکتورهای آنلاین فروخته شده، از کلید F5 باید استفاده کرد. با زدن این کلید، لیست فاکتورهای فروش نمایش داده می‌شود و می‌توان با اعمال فیلترهای مختلف (نوع فاکتور، تاریخ و مبلغ فاکتور) لیست فروش را دسته‌بندی کرد.
در این بخش امکان جست‌وجوی هریک از فاکتورها براساس شماره یا بارکد فاکتور وجود دارد. از پایین صفحه نیز امکان دانلود لیست فاکتور، چاپ مجدد، مرجوع و اصلاح فاکتور وجود دارد.
اگر فیلتری اعمال شده باشد، فاکتورها با همان فیلترها دانلود می‌شوند. لیست دانلود شده از تمامی فاکتورها نیز، در یک فایل اکسل، پس از انتخاب محل ذخیره‌سازی در سیستم، نمایش داده می‌شوند.
کلیدهای میانبر
کلید F1 : خلاصه عملکرد روزانه فروشگاه را ارائه می‌دهد. با کلیک بر روی این کلید، صفحه نمایش داده شده دو بخش فروش حضوری و آنلاین دارد. در فروش حضوری تعداد فاکتور، تعداد اقلام، میانگین فروش حضوری و مبلغ کل فروش حضوری قابل مشاهده است. در بخش آنلاین نیز تعداد سفارشات تایید شده، نیازمند تماس، کنسل شده و تعداد اقلام فروخته شده، میانگین فروش آنلاین و مبلغ کل فروش آنلاین نمایش داده می‌شوند.
این گزارش به کمک فروشندگان می‌آید تا نسبت به وضعیت عملکرد فروشگاه خود دیدی کلی داشته باشند.
کلید F3 : این کلید پیش فاکتور سفارش انتخابی را چاپ می‌کند.
کلید F5 : کلید F5 برای نمایش فاکتورهاست. با استفاده از فیلترهای موجود در نوار بالایی لیست فاکتورهای فروش، می‌توان بازه زمانی مورد نظر یا نوع فاکتور را انتخاب کرد. امکان انتخاب مبلغ مورد نظر فاکتور و جستجوی فاکتور با بارکد هم در این صفحه وجود دارد. از نوار پایینی هم می‌توان لیست فاکتورهای فروخته شده رو دانلود و فاکتورها را مرجوع، چاپ مجدد یا اصلاح کرد.
کلید F9 و F8 : این دو کلید برای ثبت فاکتور استفاده می‌شوند با این تفاوت که F8 فاکتور مشتری را چاپ کرده و F9 فقط فاکتور را ثبت می‌کند
کلید F10 : با زدن این کلید، فاکتور مشتری نیازمند تماس با پشتیبانی می‌شود. در این صفحه وارد کردن دلیل انجام نیاز به تماس و توضیح مرتبط با آن الزامی است. برای مثال در زمانی که دلیل نیاز به تماس، موجود نبودن کالا ذکر می‌شود در بخش توضیحات باید کالای ناموجود و کالای جایگزین آن نوشته شود.
ارتباط آنلاین
پایین صفحه (آنلاین) در قسمت سمت چپ، وضعیت ارتباط آنلاین ارتباط نرم‌افزار مالی آسانا مشخص است. اگر پیام «ارتباط قطع است» نمایش داده شود به معنی ناتوانی در دریافت سفارشات آنلاین است. این اتفاق ممکن است به دلیل تنظیم نبودن شناسه ارتباط آنلاین و یا قطعی اینترنت فروشگاه است.
اگر مشکلی زیرساختی در سرورهای اسنپ‌اکسپرس باشد، وضعیت ارتباط آنلاین به رنگ زرد نمایش داده شده و سیستم در حال تلاش برای رفع این مشکل است.
